「分からないことが分からない時」の焦らないためのヒント

どんな仕事をしていても「分からないことが分からない」という問題には誰もがぶつかる壁だと思う。自分も前職、前々職ではこういった場面によく遭遇することがあった。

とはいえ、解決策はシンプルで「紙に書き出してみる」「教えてもらう」というだけであると思う。「分からないことが分からない」ということは単なる「情報整理」ができていないからである。

よくある場面で、上司から「今の説明で大丈夫ですか？」という同意を求められるシーンで、とりあえず「はい」と答える。しかし、いざ自分でタスクをこなそうとすると「あれ、結局どうすればいいんだろう」という状態に陥る。結果的に後から質問をすることになり、相手に迷惑をかけてしまうという流れです。

上司から言わせてみれば説明は十分に果たしたつもりで同意ももらっている。もちろん受け手側だけが問題ではなく、同意を求めるシーンで「イエス・ノー」だけで答えられる問いをするのではなく、相手がオープンな回答ができるように話を進行すべきだと思う。

ただし「分からないことが分からない」という時は、基本的には頭の中が複雑で整理されていない時がほとんどである。

この整理されていない状況で「大丈夫ですか？」と言われると、一旦は情報が頭の中に入っているのでなんとなく「はい」と答えてしまう。そしていざ整理しようとすると、実際にはそれができず情報として不足しているものが多く、何をどのようにどんな手順で進めればいいか分からない状態だからである。

なので、分からないことが分からない時こそは一旦立ち止まって整理する。整理するためにも紙に書き出してみる。

書き出し方はシンプルに５W１Hを使うことがおすすめである。

• When（いつ）
• Where（どこで）
• Who（誰が）
• What（何を）
• Why（なぜ）
• How（どのようにして）

5W1Hはビジネスや日常のコミュニケーションでも情報が明確になり、ある程度情報が整理されるからである。

また、内容を一度で理解しやすいため相手に質問できる内容も具体化できる。またそのほうが聞き返されることもなくスムーズなコミュニケーションを取ることができるからである。

なので、この情報を整理した上で自分のタスクをフロー化してみて、「この段取り、仕事の進め方で問題ないですか？」といった具合に相手に伝える。

そうすることで何となく全体が可視化されるので、自分の不足した情報に気付くことができるのだ。

そして、この「情報整理」というのも１つの立派な作業だということである。

たしかに「１を聞いて１０を知る」という人もいて先天的に得意な人もいるのは事実だと思う。ただ、これは後天的にも身に付けられるものであり、練習を繰り返し続ける必要があり、向き不向きというよりはこの訓練をひたすら行ったかによるもの。これらは就職する企業や業種、配属先の上司のやり方など、一定の環境下において差はあると思うが、結局のところ仕事をしていく上では必要不可欠なスキルなのである。

しかし、今では本屋に行けばこういった類の本はたくさんあるので十分に誰でも得られるスキルであるし改善余地のあるものなのだ。なので、何となくの自分の感覚で、「向いてない」「苦手です」と相手に伝えてしまうのは「仕事ができない人」と思われてしまう可能性すらある。

コンサル１年目が学ぶこと

まずは難しいことを考えずに「紙に書き出す」→「教えてもらう」ということを繰り返し行うことで、「分からないことが分からない」という場面に遭遇しても、頭の中でスムーズに情報が整理され、思考もクリアされた状態で仕事に取り掛かることができるようになると思う。