作業を爆速に終わらせる７つの習慣について【タスク管理術】

「仕事が間に合わない」「予定通りに終わらない」「気付いたら１日が終わる」

そう考えている方はディレクター、デザイナー、コーダーは多いのではないでしょうか。

Web制作はとにかく「品質」「スピード」が超重要です。どちらか一方が下がっても欠けてもだめです。

さらにWeb制作はクリエイティブな発想が必要なシーンも多くあるため、一定の空白時間を作るためにも削られる時間は徹底的に削ることが大切です。

時間があれば良い作品が生まれるわけではない

時間は常に限られています。

パーキンソンの法則のとおり、人は使える時間をいっぱいまでギリギリ使ってしまう性質があります。

それは誰でも分かっていると思いますが、人は時間が一定以上余っている感覚に陥ると、余計に時間を消費してしまうことが多いです。

必要がないのに丁寧に作業をしてしまったり、一定の情報収集に必要以上の時間を消費してしまったりなどが挙げられます。

これは日頃の業務や仕事にも直結します。

例えば、10P資料作成を頼まれた場合は、下記の手順が望ましいでしょう。

• 見出し、目次、全ページの内容をざっくり整理
• すべての工程を洗い出ししたら上司に確認（２割で共有）
• 作業着手。残りの作業をなるべく早く仕上げて修正指示をもらう
• 修正と同時に見やすさなども整えつつ仕上げて完了。

このように限られた時間という中であれば、まずはやるべきことはなるべく早い段階で上司から同意を得ることです。

そのために全体を整理したうえで各工程を整理して上司に確認を取ることで、全体のやり直しも効きますし、修正や全体のスケジュールも見直しやすくなります。

いきなりすべての作業を終えようとすれば、時間が限られていることもあり後半が雑になってしまうこともよくあり、クオリティに影響が出てくることもあります。

すべてを終えてから上司に提出をしてしまえば、それこそ全体の内容もずれてる可能性もあり、やり直しが発生するかもしれませんし、

これは各クリエイターにとっても一緒です。

時間があれば良いデザインが生まれるわけではありませんし、キレイなコードが書けるというわけではありません。

作業工程の順番や仕事の進め方によってクオリティや質に差が発生するのです。

まずは日々の仕事の生産性を明らかにし、考え方や働き方を変えていくことが大切です。

• タスクはできるかぎり分解する
• 作業を報告する習慣づくりを行う
• できる限り早めに相談する
• 生産性向上に繋がるツールを使い倒す
• カレンダーアプリを駆使すること
• １日、１週間でタスクの見直しをする
• タスクが発生した時点でカレンダーにいれる
• 「１秒でも早く」をモットーにする

タスクはできるかぎり分解する

タスク管理が苦手な人は「管理」が苦手ではなく、本来の正しい手順で行っていないことがよくあります。

正しいタスク管理は、下記のようにイメージしてみると良いかもしれません。

「タスク→プロセスに分ける→フロー化させる」

タスクというのは「資料作成」「トップページのデザイン」「お問合せページのコーディング」「ワイヤー作成」「リサーチ」といった、大枠のようなものです。

ただ、これらのタスクというのは「作業のまとまり」なので工数が読みづらくなり、作業の流れを把握しないと時間も読めなくなります。

まずはタスクを最小単位に細切れさせるのがおすすめ‍‍です。下記を参考にしてみてください。

例えば「資料作成」を頼まれた場合を仮定します。

◎タスク

• 『資料作成』

まずはざっくりでも良いのでタスクというものに分類します。

一旦はこれで問題ないでしょう。

◎プロセス

• リサーチ
• 下書き作成（原稿作成）
• 修正作業（フィードバック）
• パワポ作成
• 修正作業（フィードバック）

プロセスというのは「資料作成」というゴールを達成させるために発生する作業のようなものです。

アクションプランのようなイメージです。

これはなるべく細かく作成すると良いでしょう。その理由として、項目として洗い出した場合以外に発生している作業があるからです。

◎フロー化する

次にフロー化です。

下記のように作業を分解しつつ作業を一連の流れのように組み立てます。

• リサーチをする（15分）
• リサーチの内容を共有、方向性の確認（5分）
• 下書き作成（原稿作成）（30分）
• 下書きの共有、確認（5分）
• 修正作業（10分）
• パワポ準備（1分）
• デザインなど雰囲気の共有（5分）

ただし、実際には他にも見えていない作業があります。

例えば、下記のようなもの。

• 下書きを作成のために「GoogleDocument」を立ち上げた
• 上司へ連絡するためにメール（チャット）を起動した
• 上司の返事を確認した

このように作業時間がついつい後ろ倒しになりがちな場合は、このように見えていない作業で時間が浪費しているケースがよくあります。

なので、このように一旦は一度洗い出すことによって「実はこんなにもタスクが発生していて時間が浪費してしまっている」という事実に気付くことが大切です。

作業を報告する習慣づくりを行う

進捗報告で大切なのはタスク報告ではなくて、この「プロセス」「フロー」を共有することです。

そしてタスクの着手前に「作業の流れ（フロー）を共有」して全体の方向性が正しいか確認しましょう。

例えば上司に「資料作成できた？」と言われた場合、「７割ほどです」と返すこともあるでしょう。

ただし上司側からしてみれば「７割はどの辺り？」と突っ込みたくなるでしょう。

こういったよくあるケースでは「プロセス・フロー」が共有されていないことがほとんどです。

事前に上記のフローを共有していれば、７割と伝えた段階で「あ、パワポの途中か」ということが分かると思います。

こうすることでおおよその時間と作業の流れが分かるので「いつ終わるか分からない」といった漠然とした不安も解消されます。

できる限り早めに相談する

仕事の進め方において大切なのは「早めに相談すること」です。

このようにまずは自分でタスクを分解したうえで、それでも難しれば早めに相談しておくことをおすすめします。

この、早めに相談するということがポイントです。

それは「早め」という行為においてはメリットがたくさんあるからです。

• 増員するかしないかの判断ができる
• 作業の見直しや内容の修正ができる
• 全体工数への軌道修正がしやすい
• そもそもの作業自体に誤りがないか判断できる

このように、早めに相談されることで多くの対策を打てるようになります。

時間が無い状態、つまり納期や提出期限ギリギリで相談をされてしまうと、そもそも人を増やすことができませんし、作業の見直しや内容の修正もできなくなります。

このように早めに相談するということは受け手としてもたくさんの対策を考える時間が生まれますし、十分にあらゆる方法で対策ができるようになります。

生産性向上に繋がるツールを使い倒す

一番侮ってはいけないのは「時短ツール」です。

ショートカットキー

• Alfred

Alfredを使用すると下記の作業が一瞬でできるようになります。

• PC内のファイル検索
• 登録サイト立ち上げ
• アプリの起動
• Google検索
• スニペット登録
• 辞書
• 電卓

とくに登録しているサイトの一発起動はとても便利です。

主な機能は下記のとおり。

• PC内のファイル検索
• 登録サイトのワンクリック起動
• アプリの瞬間起動
• Google検索、スニペット登録、辞書機能、電卓

特に登録サイトやアプリの一発起動は神です。

• 「gpt」→ChatGPT
• 「gg」→Googleスプレッドシート
• 「t」→Twitter
• 「ch」→Chatwork

こんな感じでスニペット登録しておけば、Alfredで入力するだけで即アクセス可能です。もちろん定型文も可能ですし、コーダーならコードスニペットとしても活用できる。有料課金していますが、無料でも十分に活用できます。

コピペアプリ

• Clipy（クリッピー）

標準のコピペは常に１つ前のコピーが上書きされてしまいますが、このアプリを使うと100個前までコピーしたものを呼び出すことができます。

他にもあるので、列挙します。

• マウスの速度をマックスにする
• キーボード上で操作を完結にする（マウスをなるべく触らない）
• ユーザー辞書でテキストを呼び出す
• ブラウザの削除は「⌘＋W」
• 矢印キーは「Z + H, J, K, L」

まずは上記をフル活用して日々できる手元の作業から時短していきましょう。

タスク管理ツールはカレンダーアプリ一択にすること

タスク管理は「紙」「ipad」「メモ帳」「手帳」「Notion」「標準アプリ」などありますが、個人的には「Googleカレンダー」一択です。

オンライン上で管理できるうえに、パソコン、スマホからも簡単にアクセスできるからです。

またZOOMなど他のアプリとも連携がしやすいのも特徴の１つです。

カレンダー内には「タスク」管理もできるためちょっとした作業が発生した場合でも、一旦メモしておくといった点でもとても便利です。

他の方ともスケジュールの共有ができたりと、複数の作業においても非常に便利です。

もともと紙を使用したり、メモ帳など活用していましたが、オフの場面で紙を取り出すことができなかったりなど不便さが色々ありました。

また複数のタスクツールを利用することで「あのタスク（予定）どこでメモしたっけかな・・」なんてあったのですが、それらがすべて解消されます。

タスクが発生した時点でカレンダーにいれる

タスクは発生した時点で後回しにせず、その場でカレンダーにいれるようにしましょう。

ちょっとしたことであれば記憶すれば良いわけですが、膨大なタスクが発生すると必ずヌケモレが発生します。

また記憶すること自体が脳のリソースを知らずのうちに奪ってしまうことになります。

自分の記憶を過信せずに、記憶するということを外部ツールに頼るということはとても大切です。

可能ならそのタスクは後回しにできるもの、要するに「緊急性が低いもの」であれば、後回しにして似たようなタスクと一括で行うべきです。

「メールの返信・チャット返信・見積書の作成・仕様の調査」などが挙げられるかと思います。

緊急性については日々業務の中で磨いていく必要がありますが、数ヶ月行えば瞬時に見極められるようになるはずです。

１日、１週間でタスクの見直しをする

タスク管理は短期間でどうにかなることではありません。

常に見直しつつ、日々改善が必要です。

そこでおすすめなのは「見直し」をするということ。

そして見直しする時間は「業務が終わる前」「夜寝る前」「金曜日の夕方」など、一定決めておくことをおすすめします。

企業やチームで共有が必要なのであれば「金曜・午後」「月曜・午前」が良いと思います。

そして誰かに共有したりフィードバックをもらうことでタスク管理の質がグッと良くなります。

このようにタスク管理は日々の業務において繰り返し改善が必要で、少しずつ上手になっていくものです。

「１秒でも早く」をモットーにする

このようにタスク管理を行う上で大切なことはとにかく「１秒でも早く」をモットーにするのがおすすめです。

この「１秒」という小さな時間の積み重ねこそが作業を爆速に終わらせる方法に繋がります。

そのために「今やっている作業を効率化できないかな・・」という考えに変わり、色々なアプリを試すきっかけに繋がったり、１秒だけでなく５分、１０分など大幅に時間削減に繋がることもあります。

いわゆる仕事がデキる人の仕事の進め方や作業の効率化はとにかく恐ろしいものばかりです。

• AIやマクロを利用して日々の作業を自動化している
• 作業がすべて可視化されており抜漏れが発生しない
• 報連相に無駄がなくプロジェクト遅延やミスがない
• マウスを使わずにすべてキーボード上で完結してる

タスク管理術というのは日々の手作業を改善したりも大切なのですが、そもそもの仕事の進め方を見直す必要もあるかもしれませんし、根本的に解決すべきはこの「仕事の進め方」という場合もあります。

そのためには、ありとあらゆるものを見直して日々の生産性を上げていくことが大切です。