タスク管理はとにかく分解させるのがコツ

タスク管理が苦手な人は「管理」が苦手ではなくて「タスク→プロセスに分ける→フロー化させる」ができてないケースが多い。

そしてなかなかうまくいかないことがきっかけで、しっかりと管理するためにさまざまなツールを試したり導入したりする。しかし、またうまくいかない。

なぜなら、タスクは「作業のまとまり」だから工数が読みづらいのである。

また、作業の流れを把握しないと時間も手順も工数も読めなくなるので、まずタスクを最小単位に細切れさせるのがおすすめ‍‍である。

例えば「資料作成」を頼まれたケース

まずは、下記のように「タスク」「プロセス」「フロー」と分解してみる。

タスクというのはざっくりなタスク名でいい。

プロセスはそのタスクを達成させるために必要な作業を洗い出ししたもの。

フローは洗い出された作業を「どういった手順で進めるか」といったもの。

◎タスク
『資料作成』

◎プロセス
・リサーチ
・下書き作成（原稿作成）
・修正作業（フィードバック）
・パワポ作成
・修正作業（フィードバック）

◎フロー化する
リサーチをする（15分）
↓
リサーチの内容を共有、方向性の確認（5分）
↓
下書き作成（原稿作成）（30分）
↓
下書きの共有、確認（5分）
↓
修正作業（10分）
↓
パワポ準備（1分）
↓
デザインなど雰囲気の共有（5分）
↓
続く…

といった感じである。

タスク管理が得意な人はこの工程を頭で考えたり、紙に書き出して予定を立てる。

そうすることで、なんとなくふわっとした工数の見積もりが可視化されてざっくりの工数を導き出すことができる。

情報共有で必要なのは「プロセス」と「フロー」

進捗報告で大切なのはタスク報告ではなくて、この「プロセス」を共有すること。

そしてタスクの着手前に「作業の流れ（フロー）を共有」して、全体の方向性が正しいか確認する。

よくある失敗例が例えば上司から「資料作成できた？」と言われたときに「７割ほどです」と、伝えてしまうケース。上司からすると「７割ってどこ？」と思われるし、ゴール地点からの逆算でお互いの解釈が違うため現在地すら掴めない。つまり、情報共有で失敗しがちなケースは、この「プロセス・フロー」が共有されていないことがほとんどである。

先ほど挙げた例でいうと、「フローでいう７割ほどです」と言ったらざっくり「あ、リサーチを終えて方向性も確認終えて、パワポの作成途中かな？」ということが分かるはずだ。

おおよその時間と作業の流れが相手と認識ができているので「いつ終わるか分からない..」といった、漠然とした不安も解消される。

結局のところ、タスクがいっぱいになって不安になっている状態というのは、この「タスク→プロセス→フロー」に分けて把握しておくことで解消されるし、物理的なキャパを超えない限りは作業も仕事も次々と引き受けられるようになるのである。また、どこで詰まっているのかが分かるので人にも相談しやすくなる。